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通知的写作技巧

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通知是职场中最常见的文种,是向特定对象告知或者转达某种事项,转发文件,督促受文对象执行或接受任务的文种。

职场中不管是通知相关部门和人员参加会议,布置某项工作,还是转发某个文件,都需要用到通知。

通知是一种知照性公文,属于下行文,通常用于发布某项规章制度,传达上级指示,转发上级机关和相关部门的公文,批转下级机关的公文,或通知成立机构,发布人事任命等等。

在企业,通知主要分为商务性通知和事务性通知两类,比如会议通知,就是要告知相关部门参加会议需要注意的具体事项,同时提醒各部门确定并反馈参会的具体人员,这是会议能够如期召开的前提和基础。

通知的作用在于“传达”和“告知”,可以用于传达上级部门的指示,也可以用于告知下级或相关部门办理某一事项,还可以单纯地用于通知某一事项。

如转发文件的通知,既要让下级知道文件本身的内容,也要知道如何去贯彻落实和执行文件的要求。会议通知要让参会人员知道会议召开的时间、地点、主题、参会要求等内容。

构思通知时,要从通知的类型、目的、要求、是否需要回复等方面思考有关内容。

组织素材时,要针对不同类型有所区别。发文通知要吃透文件的内容,抓住文件的重点;会议通知要提前知晓会议的信息和具体要求。

撰写修改时,要重点突出、通俗易懂、语言平实、表达准确。提出的要求要明确具体、简单明了,便于执行,不能让人看不明白,产生歧义。另外,一个通知只能针对一件事情,不能在同一个通知中通知不同的几件事。

写通知前一定要提前做好准备,包括吃透文件的内容和要求;确定会议的时间、地点、主题、参会人员;熟悉各类通知的具体写法;准备好通知的写作素材等。

一个完整的通知包括标题、主送机关、正文、落款等几个部分,有的通知还会有附件。

通知的标题可以很简单,比如“通知”或“会议通知”,也可以非常正式,比如《××公司关于公开选聘技术专家的通知》。

正式的通知标题通常由发文机关、事由和文种组成。发文机关要用全称或规范简称,事由是对通知主要内容的精准概括,文种是指“通知”。通知的落款一般会指明发布通知的单位,所以有时通知标题中会省略发文机关。有时还会出现“紧急通知”“补充通知”“联合通知”等特殊的通知。

转发文件的通知一般比较正式,标题也要包括发文单位、发文事由和文种三个要素。如《××公司转发××集团关于做好××工作若干意见的通知》。如果转发或批转文件的名称较长,可不写被转发或批转的文件的全称,而用文号来代替。

主送单位位于标题之下,正文之上,顶格书写。向某部门发送通知,主送单位直接写该部门名称;向几个部门发送通知,可以按顺序列明部门名称;向同一类性质的部门发送通知,可以简写,如各市、县;单位内部普发性通知可以写成各单位、各部门、各车间;广而告之类的通知可以不写主送单位。

通知缘由就是指为什么要发布通知,通常要开门见山点明发布通知的原因。通知缘由写完之后,一般用“现将有关事项通知如下”“特作如下通知”等过渡性语句,转向通知事项。

通知事项是通知中最核心的部分,包括布置工作内容、提出明确要求、提醒具体事项等,会议通知要明确会议的时间、地点、主题、参会人员、注意事项等。通知的事项可以分条列出,也可以根据需要灵活处理。

通知要求一般放在最后,通常用“请遵照执行”“请认真学习贯彻落实”“请按时参加”“请结合本单位实际和上级部门的要求制定实施细则”等。

通知的落款在结尾处,空3~4行,在右下方写上通知的发文单位和发文时间。如果是几个部门联合发出通知,需要将各个部门都写在最后的落款中。

通知讲究语言平实、简单明了、通俗易懂、准确明白,切忌模棱两可,不好理解。

通知一般由主管领导签发,分管副职也可以签发通知,一些特别重要的通知最好由单位“一把手”签发。

发通知的目的一定要明确,有主送单位,坚持一个事项发一个通知的原则,做到有的放矢,不能稀里糊涂。

要根据具体内容确定通知的标题,标题不能过长,尤其是转发和批转文件的通知,不一定要将被转发或批转文件的全称写在通知标题中。

通知的语言必须平实准确,不过于花哨,不需要装饰。内容不能含糊不清,尤其是事务性通知,必须把时间、地点、要求、注意事项准确地通知大家。提出的要求要符合实际、明确具体,不能提过高的或难以实现的要求。

通知是下行文,只能向下级单位或平级单位发通知,不能向上级单位发通知。通知必须有主管领导的授权,重要的通知需由领导签发。

发通知需预留足够的时间,让对方有时间做准备。对于需要对方报名或反馈情况的通知,一定要留下联系人和联系方式。

通知一定要跟踪落实,不能以通知贯彻通知。有时通知还需要通过电话、微信进行确认,才能保证通知到位。

通知虽然看似简单,却是工作中使用频率最高的文种之一,学会写通知,是每一个职场人士必备的技能。学习职场写作,可以先从最简单的通知做起。返回搜狐,查看更多

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